Среда, 2020-09-30
Сайт независимого консультанта
Анастасии Малышкиной
Меню сайта
Категории раздела
Стиль и этикет [16]
Деловой этикет
Бизнес с Орифлэйм
Наш опрос
Орифлэйм для Вас - это возможность:
Всего ответов: 131
Статистика

Онлайн всего: 1
Гостей: 1
Пользователей: 0
Главная » Статьи » Стиль и этикет

Деловые письма

Анастасия Малышкина,

специалист по международной экономике

 

Научиться составлять деловые письма можно только … составляя деловые письма

 

        Вообще-то в первоисточнике эта мысль звучит несколько иначе. Научиться говорить можно только говоря, - считал древнегреческий оратор Скилеф. Но суть от этого не меняется. Если вы хотите сделать карьеру, то должны овладеть искусством деловой переписки, более того – ее этикетом. Нет-нет, телефонным разговором это не заменишь! Хотя бы потому, что его, как говорится, к делу не пришьешь. А в бизнесе без этого никуда.

      В принципе, создать служебное письмо несложно. Надо только быть грамотным, конкретным, лаконичным, корректным, обязательным, деликатным, аргументированным, ну, и так далее. Впрочем, не пугайтесь. Деловая переписка давно уже унифицирована, отточена практикой предыдущих поколений, и вам нужно усвоить всего лишь несколько достаточно простых правил.

       Первое и главное правило – на все деловые письма надо отвечать. Игнорируя письмо, вы показываете свое безразличие и непрофессионализм. Что о вас подумает отправитель письма? Захочет ли в будущем иметь с вами дело? Ведь кто знает, что ждет вас на следующей неделе или через год, кто станет следующим деловым партнером, - вдруг именно автор данного письма. Даже если вы получили письмо по ошибке, и оно предназначалось кому – то другому, все равно ответьте. Если вы действительно деловой человек.

        Правило второе – текст должен нести смысл. Получив такой документ, адресат сразу поймет, что от него требуется.

    Третье правило – на деловые письма отвечайте сразу. Вы ведь заинтересованы, чтобы отношения с вашими партнерами, ключевыми поставщиками, важнейшими клиентами развивались. Оперативный ответ – плюс вашей деловой репутации.

    Краткость, как известно, сестра таланта. Это правило незаменимо в деловой переписке. Поэтому пишем без лишних слов (и без эмоций тоже!). Кстати, дурным тоном считается написание письма заглавными буквами. ТАКОЙ ТЕКСТ воспринимается гораздо сложнее, чем обычный. Содержание тоже крайне важно. Слово, употребленное не к месту, может загубить выгодную сделку, привести к потере соратника по движению, разрушить доверие и непоправимо испортить ваш деловой имидж. Помните и о точности документа. Не засоряйте егослэнгизмами или профессионализмами. Такие слова, как «торговая накрутка», «неучтенка», не имеют юридически зафиксированного значения и могут создать проблему в конфликтной ситуации. Нельзя допускать и возможностей двойного, а то и тройного толкования. Скажем, понятия «технические» и «эксплуатационные» характеристики – отнюдь не тождественны.

    С другой стороны, язык деловой переписки характеризуется частой повторяемостью и единообразием речевых средств. Поэтому в нем много клише (штампов), помогающих точнее, лаконичнее и понятнее выразить мысль, полностью исключить различную трактовку конкретного текста. Отсюда установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения и сужение диапазона используемых речевых средств.Что существенно облегчает составление текста служебного документа или делового письма.

    Вот варианты, являющиеся наиболее распространенным началом стандартного делового письма. «В порядке оказания технической помощи ...», «В связи с проведением совместных работ...», В соответствии с письмом заказчика...», «В целях усиления охраны имущества...»,       «В ответ на Вашу просьбу...», «В подтверждение нашей договоренности ...».

       Если автор — лицо юридическое, то действия передаются: а). от третьего лица единственного числа, например, «Завод «Прогресс» не возражает ...»; б). от третьего лица множественного числа, например, «Дирекция и профсоюзный комитет завода «Прогресс» убедительно просят ...»; в). от первого лица множественного числа, например, «Сообщаем...».

     Если автор — лицо физическое, то действия передаются: а). от первого лица единственного числа, например, «Ставлю Вас в известность ...»; б). от первого лица множественного числа, например, «Поддерживаем...»;

      Письмо-просьба может начинаться так: «Просим вас проверить ход выполнения работ...». Или так: «Прошу принять меры ...». Письмо-подтверждение: «Завод «Прогресс» подтверждает условия поставки оборудования ...». Письмо-напоминание: «Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет...» Письмо-гарантия: «Качество изделий гарантируем…» и т.д.

      С заключительными словами еще проще: «Убедительно просим Вас не задерживать ответ», «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «С пожеланиями успехов».

     Деловые письма пишут только на одной стороне листа. В идеале деловое письмо должно умещаться на одной странице. Если это никак не удается, все страницы, кроме первой, нумеруют арабскими цифрами. Особо важные деловые письма не сгибают, а отправляют в специальных больших конвертах. Менее официальные письма можно складывать текстом внутрь. Письмо должно свободно помещаться в конверт.

     Деловые письма пишут на фирменных бланках, содержащих эмблему компании, ее полное название, почтовый адрес, телефоны и банковские реквизиты. Хороший тон предписывает компании иметь фирменные конверты. Если используется конверт с прозрачным окошечком, адрес на конверте не пишется.

    Деловое письмо должно быть напечатано – от руки писать нельзя. Ширина поля с левой стороны – не меньше 2см. Абзац с крайней строки – 5 интервалов. Обращение пишется без абзаца. Текст письма печатается через 2 или 1,5 интервала.

    В левом верхнем углу письма помещают инициалы, фамилию и адрес получателя. Перед инициалами ставят сокращенное «г-ну» (господину), г-же (госпоже) или г-дам (господам). Если у адресата есть титул или звание, его указывают вместо обращения «господину». В Китае и Венгрии принято сначала писать фамилию и только потом – имя. При рассылке рекламной корреспонденции можно фамилию адресата не ставить, указав название отдела, в который направляется письмо, или должность того, кому письмо предназначено – например, «генеральному директору». Писать безымянно не рекомендуется даже рекламные письма.

      После обращения указывается тема письма: «О Ваших предложениях по проекту XXХ», «О поставках говядины» и так далее. Если письмо затрагивает только одну проблему, ее можно обозначить и до обращения – сразу после адреса.

    В правом верхнем углу чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя проставляют дату отправления письма – день, месяц и год. Необходимо помнить, что сокращенное написание месяца в деловом мире не принято. Связано это с тем, что в некоторых странах (например, в США) сначала указывают месяц и после него – число. Таким образом, полное написание даты помогает избежать недоразумений при международном общении.

     В официальных письмах не принято обращаться на «ты» даже к тем, с кем вы в жизни накоротке. Местоимение «Вы» в таких письмах пишется с большой буквы.

    Зарубежному партнеру пишут на его родном языке либо на английском – это язык международного общения.

       Если к письму прилагаются какие-либо документы, они перечисляются в левой нижней части письма на отдельной строке после указания «Приложение». На полученные письма отвечают в течение 10 дней. Если принять решение за это время невозможно, в течение 3 дней нужно сообщить, что письмо получено. Окончательный ответ дается в течение 30 дней.

     Сегодня деловые письма нередко отправляют по факсу. В этом случае краткость еще более важна, чем при почтовой переписке. Крайне желательно ограничиться одним листом. Необходимо указать номер своего факса для связи и поставить номер факса партнера перед названием фирмы и фамилией адресата. На официальных бумагах, отправляемых по факсу, ставятся печать и подпись ответственного лица. Отправлять факсы по два раза, для гарантии, – моветон. Рекомендуется перезвонить и спросить, получено ли сообщение и хорошо ли оно читается.

     Несколько слов об электронном деловом письме, все больше входящем в обиход. В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

1. «шапка» в корпоративном стиле;

2. приветствие;

3. содержание, цель обращения;

4. прощание;

5. личная подпись с указанием контактов;

6. ссылка на сайт компании;

7. логотип, если это необходимо.

     При оформления электронного письма в обязательном порядке должны быть заполнены поля:

1.    «тема» («subject»);

2.    «кому» («to»);

3.    «важность письма», при необходимости.

       При отправке электронных сообщений в поле «кому» вводится e–mail получателя. Иногда есть необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям, тогда их адреса можно ввести через запятые. Обязательно заполните поле «тема», иначе ваше письмо может быть удаленно, как спам. Здесь следует вписать несколько слов, характеризующих тему сообщения. В некоторых почтовых программах можно указать степень важности сообщения. Это просто необходимо, если адресат получает ежедневно большое количество писем. С пометкой «важное» письмо получает приоритет при проверке почты. Но злоупотреблять этой функцией не стоит. Важное постепенно потеряет это качество. Размер электронного письма правилами сетикета размер определяется точно: оно должно быть в два раза короче, чем написанное на бумаге. Если вам необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, то лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения. Готовя пересылку большого вложения, превышающую 200-500 килобайт, обязательно предупредите об этом своего респондента. Имейте в виду, что если вы не отвечаете на электронное письмо в течение 7 дней – это явный отказ от общения.

       Электронная подпись. Это специально созданный файл (signature), представляющий собой текстовую подпись. Наличие электронной подписи в сообщениях - правило хорошего тона для деловой переписки. Электронная подпись к тому же является ненавязчивой рекламой бизнеса.

        В общем, вы уже поняли, что служебное письмо – дело тонкое. Для человека искушенного достаточно бегло посмотреть на то, как оно составлено, и он уже многое сможет понять об авторе. Так что не пренебрегайте правилами деловой переписки. Очень может быть, что знание и соблюдение этих правил, действительно, поможет сделать блестящую карьеру.

 
Категория: Стиль и этикет | Добавил: Stasya (2015-02-17)
Просмотров: 927 | Рейтинг: 5.0/8
Всего комментариев: 0
Поиск
Регистрация OnLine
Ссылка для регистрации http://ua.oriflame.com/business-opportunity/become-consultant?potentialSponsor=4127561
Номер спонсора
Номер спонсора Орифлейм Украина - 4127561
Как сделать заказ
Мы ВКонтакте
Распродажи и Акции
Подпишитесь, чтобы быть в курсе всех акций и скидок
    Копирование материалов сайта запрещено. Все права сайта защищены. © 2020
Сделать бесплатный сайт с uCoz